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物业服务企业收支预算体系的构建

新闻来源: 万厦居业有限公司   作者: 吕兵 人气: 3598  日期: [2009-12-21]

 
      预算管理即明确预算项目,建立预算标准,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,及时分析和控制预算差异,采取改进措施,确保预算的执行。预算的内容通常包括资产、负债、收入、支出等。其中,收支预算是一个经营单位的主要预算内容。对于物业行业而言,各个物业管理处收支相对都比较独立,实现收支平衡并力争略有盈余是其经营目标,搞好收支预算工作是物业管理处财务乃至经营工作的重要内容。
 
      为解决多账套核算模式下收支预算工作中出现的种种不便、避免容易产生的错误,本文探讨充分利用财务核算软件的强大报表功能,构建一个高效的、准确的、全面的收支预算体系,实现各单位收支预算指标完成情况统计、分析、考核评分及全公司汇总的自动计算,充分减少预算管理人员的事务性工作量,提高预算管理效率,丰富公司信息化管理手段。
 
构建收支预算体系的必要性
       在物业服务企业会计核算实务中,存在一种多账套核算模式,即公司下辖的各个管理处均独立设账套进行会计核算,公司汇总各单位的报表后生成公司报表。多账套核算模式下,可以为各个物业管理单位(管理处)提供全面的会计信息,独立生成资产负债表、利润表、现金流量表等报表,充分适应物业管理法规关于物业管理单位财务独立核算的要求,将管理处的财务核算和公司的财务核算有效分离,从而避免一些不必要的财务风险。
       但是,收支预算的工作十分复杂,一些大型物业服务企业下辖管理处较多,预算管理人员的思路、技术水平不一致,他们在实际操作的时候协调不好,极易出错。因此,通过一种有效的技术手段,构建一个高效的、准确的、全面的收支预算体系,在实务中尤为必要和迫切。
 
构建收支预算体系的步骤
 
一、设立收支预算项目
     为方便处理,各管理处的收支会计核算项目名称、科目代号、核算办法均要求统一,收支预算的具体项目与收支会计核算项目保持一致,包含营业收入、营业成本、营业税费、财务费用、营业外收支、所得税等全部收支项目。
 
二、设置收支预算表格
      1、设置表格栏目。收支预算表格第一列为收支预算项目,横向表头以各管理处为单位,按管理和分析需要设年指标、本月完成、累计完成、上年同期、增减数、累计完成率等栏目。如管理处较多,还可按公司分管领导或物业类型等分类设置多个表格。
      2、设置计算公式
     (1)配置取数账套。比较成熟和规范的财务核算软件在报表模块中具备“多账套管理”的功能,即在某一个账套的报表内,可以从其他多个账套中取数。设置计算公式先要配置取数账套:根据软件提示要求填写配置名、账套名、账套文件、类型、用户名、密码等。如A管理处账套文件配置名为1,则1代表A管理处账套数据。配置后,其它需要多账套取数的表不需要再做配置。如果已有其他多账套取数的表,则不需要做配置。配置取数账套的具体过程可能因不同的财务核算软件而异。
      (2)设置需计算的第一行栏目的公式。举只有A、B两个管理处的简例。将表格调为公式状态,假设第一行计算住宅物业管理费收入(科目代号6001.01),A管理处的本月完成(C4:第C列第4行)公式为ACCT("6001.01","SY","",0,0,0,"1"), 累计完成(D4)公式为ACCT("6001.01","SL","",0,0,0,"1"), 上年同期(E4)公式为ACCT("6001.01","SL","",-1,0,0,"1"), 增减数(F4)、累计完成率(G4)按EXCEL表格公式取数方式设置公式:F4=D4-E4,G4=D4/B4(年指标)。以上本月完成、累计完成、上年同期公式中"1"表示取A管理处账套数据,"SY"代表月发生额,"SL"代表累计发生额。B管理处的本月完成、累计完成、上年同期只需将上述公式中的"1"改为"2",增减数、累计完成率按EXCEL表格公式取数方式设置公式。根据科目代号取数和表格栏目取数的公式在不同的财务核算软件中不同,具体应用时根据软件要求而定。
      (3)设置其他需计算行栏目的公式。将需计算的第一行栏目的公式复制到WORD文档,用替换功能将下一行的科目代号替换第一行的科目代号"6001.01",再复制到收支预算表格的相应行次,余下行次都同样办理。设置增减数、累计完成率公式时,在收支预算表中直接将上一行的公式一次下拉到底即可。
      (4)设置汇总公式。此步骤较简单,按EXCEL表格公式取数方式即可。如汇总需计算的第一行的本月完成栏的公式为C4+I4+……,设置下面其他行的汇总公式时,将上一行的公式一次下拉到底即可。
       (5)设置检验公式。设置两行分别用两种方式计算净利润。一种是通过相关栏次数据的加减,即通过收入栏数据减支出栏数据后得出净利润数。第二种方式是通过财务报表计算公式得出净利润数:ACCT("6001:6901","DL","",0,0,0,"1")-ACCT("6001:6901","JL","",0,0,0,"1")(此为A管理处的净利润计算公式,"6001:6901"表示所有收支核算项目,"DL"表示贷方累计,"JL"表示借方累计,其他管理处将配置名"1"修改即可)。再增一行计算上述两行之差,计算后差数为零,表明通过两种方式得出的净利润相等,数据正确无误。或者,按第一种方式计算出净利润后(假设数据在D列第24行),增设一行设置公式为:ACCT("6001:6901","DL","",0,0,0,"1")-ACCT("6001:6901","JL","",0,0,0,"1")-D24,如计算后数据为零,表示数据正确。如果没有新增收支类的会计科目,数据不会有误。原则上要求不能增减科目,如有必要新增,则要修改相应公式。
 
三、输入收支预算指标
 
         各管理处的收支预算指标通过预算的常规工作编制、下达后,再输入收支预算表格的年指标栏内。输入前,表格要调为公式状态。收支预算体系构建后,可很便捷地为各单位编制年度预算提供往年数据。
 
四、自动计算收支预算完成情况
 
      月度终了,会计核算完成后,打开收支预算表格,在表格的数据功能菜单下点击"报表重算",当月各管理处的预算完成情况便可自动计算完毕,预算管理人员省去了大量繁重的数据统计、计算工作,只需点击鼠标,任务便完成了。
 
五、汇总分析预算总体完成情况
 
       设置了汇总栏和相应公式后,可自动计算出所有管理处的预算汇总数据,包括同期对比、预算总体完成率等,为进行总体预算分析提供了第一手数据资料。方便管理部门查找预算完成不好的管理处,督促控制,以保证公司全年经营指标的顺利完成。
 
六、自动计算收支预算考核评分
 
       预算考核和奖惩是预算管理的一个重要环节。通过设置考核栏目和公式,可实现收支预算考核评分的自动计算。公司在进行预算考核时,一般对收入和利润按权重计算加总。假如收入占20分,利润占80分,对收入考核评分可设置公式为20*[收入累计完成]/[收入年指标],对利润考核评分可设置公式为80*[利润累计完成]/[ 利润年指标]。年度、季度或月度考核都可灵活设置公式。
 
    构建收支预算体系的案例
      如某物业公司下辖20个管理处,其收支预算管理的工作量会相当大。按上述方法和步骤构建好收支预算体系后,工作会变得轻松简便。具体过程如下:
      1、在公司本部财务核算账套的报表模块中,新建表格:某公司物业管理处收支预算表格(简称为预算表)。
      2、为所有的20个管理处的会计账套配置取数账套名,依次为1到20。
      3、打开某一个管理处的账套,将收支类一级及明细科目的余额表导出到EXCEL表格,将科目名称复制到预算表的左边第一列,作为预算的收支项目。如营业收入,包含住宅管理费、商铺管理费、有偿服务收入、其他收入等;营业成本包含秩序维护费、保洁费用、维修费用、消杀费用、专业服务费用、公用水电、管理处管理费用等二级项目,二级项目下再分明细,如秩序维护费下分工资、福利费、工会社保费、材料费等三级项目。
       4、以管理处为单位,设年指标、本月完成、累计完成、上年同期、增减数、累计完成率等横向栏目。
       5、设置需计算的所有栏目的公式,包括全公司汇总的公式、检验公式、考核评分公式。具体过程见“构建收支预算体系的步骤”
      6、输入各管理处的年预算指标。
      7、月份终了,会计核算完成后,打开预算表,点击"报表重算",并注意检验是否正确。
      8、年度会计核算完成后,计算预算表,可得出各管理处预算考核评分。
      9、提供年度预算表,分析各管理处各收支项目完成情况,为编制下年度预算年指标做准备。
 
       收支预算表格可以根据管理需要拓展功能,灵活设置。多账套核算模式下,通过财务核算软件构建收支预算体系,实现了预算管理工作的自动化计算、检验和分析,大大提高了预算管理的效率。对于物业服务企业,由于该体系大大减少了预算工作的常规计算工作量,有助于提高公司的经营效益。